La dématérialisation des documents papier au sein de l’entreprise permet d’orienter cette dernière vers une meilleure gestion de ses archives et d’apporter plus de cohésion dans la structure. De cette manière, les informations numérisées sont plus sécurisées, accessibles à tout moment, mais surtout mieux exploitées pour faciliter le travail en interne. Ainsi, pour aboutir aux résultats escomptés et augmenter les performances de votre entreprise voici comment mettre en place une politique de numérisation efficace en 4 étapes.
Définir ses objectifs internes
Avant de vous lancer dans un projet de digitalisation trop ambitieux et d’épuiser vos ressources inutilement, il vous faudra commencer par définir et comprendre vos besoins. Pourquoi souhaitez-vous numériser vos documents d’entreprise. Est-ce dans un but de les remplacer, de les conserver ou de les diffuser ? Ainsi, il peut être question de numérisation de documents pour gagner en espace, de les protéger des éventuels dégradations ou pour y accéder plus facilement. En tout état de cause, le document dupliqué numérique doit comporter des informations identiques à celles de la source afin de garantir son authenticité.
Faire appel à une entreprise spécialisée
Pour réussir la numérisation de vos documents, il est important d’adopter la bonne stratégie. Pour ces raisons, faire appel à une entreprise spécialisée vous permettra de mettre toutes les chances de votre côté. En effet, la numérisation de documents est un projet d’envergure qui nécessite du temps et des compétences bien précises. Il faudra donc procéder en planifiant la digitalisation dans le détail, sans laisser de place au hasard. Cela concerne aussi bien les objectifs visés que les délais pour y parvenir, tout en prenant en compte les démarches et stratégies à mettre en place pour atteindre les résultats que vous attendez.
Choisir les documents concernés par la numérisation
Il est évident que la numérisation des documents de l’entreprise doit se faire de manière progressive. Vous ne pourrez raisonnablement pas entamer ce processus sans procéder par une hiérarchisation des informations que vous souhaitez digitaliser. L’idéal est de procéder par ordre de priorité selon des critères prédéfinis comme l’état de conservation des documents, leur importance, leur confidentialité, etc.
Attention toutefois, il n’est pas nécessairement utile de procéder à une dématérialisation de l’ensemble des archives de l’entreprise. Avant de procéder à leur numérisation, faire un inventaire de ce qui vous sera bénéfique ou pas pourrait vous permettre de mieux gérer votre projet.
Surveiller l’évolution de votre projet
La mise en place d’une politique de numérisation en entreprise va vous demander de déployer des ressources énormes. Tant du point de vue humain que technologique, cette opération nécessitant un équipement spécifique assez onéreux. Confier cette tâche à un professionnel en externe présentera donc plus d’avantages tout en vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier. Toutefois, il est important que vous puissiez conserver un regard tout au long du processus de numérisation afin de ne pas perdre de vue vos objectifs de départ.
Enfin, à la fin du projet, un contrôle qualité est indispensable pour vérifier que tous les documents concernés au départ ont été bien numérisés avant l’exportation et leur destruction définitive.
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